Softability Group Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 mukainen rekisteriseloste luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä.

Viimeksi muokattu 2.5.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Softability Group Oy
Y-tunnus: 1059808-5
Posti- ja käyntiosoite: Jaakonkatu 2, 01620 Vantaa

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Nimi: Hanna-Kaisa Jauhola
Posti- ja käyntiosoite: Jaakonkatu 2, 01620 Vantaa
Puhelin: 010 217 6150
Sähköposti: hanna-kaisa.jauhola(at)softability.fi

3. Rekisterin nimi

Softability Group Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Softabilityn ja asiakkaan välinen asiakassuhde, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys kuten rekisteröidyn antama suullinen, kirjallinen tai sähköinen suostumus.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

  • Asiakaspalvelu ja asiakassuhteen hoito
  • Tuotteiden ja palvelujen tarjoaminen ja toimittaminen
  • Laskutus ja tilausten käsittely
  • Markkinoinnin, viestinnän, suoramarkkinoinnin tai tapahtumien toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta. Saatamme käsitellä ja käyttää henkilötietojasi ollaksemme yhteydessä sinuun esimerkiksi antaessamme tietoja tuotteisiin ja/tai palveluihin liittyen sekä ottaessamme sinuun yhteyttä tapahtumiin liittyen.
  • Asiakassuhteiden analysointi, ryhmittely ja raportointi sekä muut asiakkuuden ja Softabilityn liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset.
  • Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely
  • Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen.

Henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää suoramarkkinointi.

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietoja ja saada pääsy omiin henkilötietoihinsa. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus pyytää Softabilityä täydentämään, korjaamaan, anonymisoimaan tai poistamaan mahdollisia puutteellisia, virheellisiä, tarpeettomia tai vanhentuneita henkilötietoja itsestään. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa tarkemmin nimetyissä tapauksissa.

Rekisteröity voi myös milloin tahansa kieltää henkilötietojen käyttämisen suoramarkkinointitarkoituksiin, myynninedistämismateriaalien lähettämiseen tai markkinatutkimusten suorittamiseen. Kun rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään henkilön antamaan suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa perua antamansa suostumus.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää ja saada hänestä kerätyt henkilötiedot yleisessä ja konekielisessä muodossa. Pyydämme ottamaan huomioon, että Softabilityn on pystyttävä tunnistamaan kyselyn lähettäjä, tarvittaessa kysyttävä lisätietoja, jotta voimme toteuttaa edellä mainitun pyynnön.

Emme kuitenkaan pysty poistamaan sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä sitovien oikeudellisten velvoitteiden noudattamiseksi tai jotka on säilytettävä soveltuvan lainsäädännön nojalla.

Yllä mainittuja rekisteröidyn oikeuksia koskevat yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: info@softability.fi tai toimittaa allekirjoitettuna nimetylle rekisterinhoitajalle. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle rekisterinpitäjän laiminlyönnistä.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää esimerkiksi seuraavia tietoja:

  • Henkilön nimi ja yhteystiedot (kuten e-mail, puhelinnumero, inkki linked-in profiiliin)
  • Organisaatio ja asema / titteli
  • Organisaation perustiedot (nimi ja yhteystiedot)
  • Henkilön itsensä luovuttamat muut tiedot
  • Asiakkaan ja Softabilityn väliset sopimustiedot
  • Mahdolliset (suora)markkinointiluvat tai -kiellot.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasta koskevat tiedot saadaan Softability Group Oy:n asiakassuhteiden perusteella esimerkiksi Softabilityn ja asiakkaan välisistä sopimuksista, suoraan asiakkaalta itseltään puhelimitse tai sähköpostilla, netti- tai paperilomakkeilla tai muista yleisesti saatavilla olevista lähteistä kuten sosiaalinen media, internet, lehdet ja uutiset.

Tietoa kerätään myös Softability Group Oy:n verkkosivuilla vierailun yhteydessä evästeinä, ja/tai kun vierailija täyttää yhteystietonsa lomakkeeseen (mm. yhteydenottolomakkeet, materiaalin lataus) tai tilaa uutiskirjeen. Lisäksi asiakastietoa voidaan saada asiakastapahtumista (mm. ilmoittautumiset tapahtumiin), tai niitä voidaan ostaa valikoidusti myös kolmannen osapuolen tietokannoista lain sallimissa rajoissa.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Softability Group Oy:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

  • Manuaalista aineistoa on vain tilapäisesti. Paperimuodossa olevat tiedot säilytetään hetkellisesti lukituissa huoneissa tai kaapeissa, ja ne tuhotaan heti sen jälkeen, kun tiedot on tallennettu digitaalisesti.

B. Sähköisesti tallennetut henkilötiedot

  • Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Rekisteriä ei luovuteta kolmansille osapuolille.
  • Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla ja rekisterin käyttö edellyttää käyttöoikeudet Softabilityn sisäiseen verkkoon sekä asiakastietojärjestelmiin. Jokaisella käyttäjällä on oma yksilöllinen tili ja salasana järjestelmään.
  • Tiedot kerätään asiakastietojärjestelmiin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.

10. Rekisteriselosteen muutokset ja yhteystiedot

Tämä rekisteriseloste on päivitetty viimeksi 2.5.2018. Varaamme oikeuden muuttaa tässä kuvattuja tietosuojakäytäntöjä ja päivittää rekisteriselosteen ehtoja sen mukaisesti.
Mikäli sinulla on kysyttävää koskien Softability Group Oy:n yksityisyyden suojaa ja/tai evästekäytäntöjä, pyydämme ystävällisesti lähettämään palautteen osoitteeseen: info(at)softability.fi.